Gli eventi critici non devono restare senza risposta.
L’avviso che il vostro sistema già invia via e-mail diventa una chiamata. ALERT chiama il dipendente responsabile, attende la conferma e, se non arriva, prosegue secondo lo scenario previsto. 24 ore su 24, senza operatore di turno.
- E-mail → chiamata
- Attivo 24/7
- Chiamate automatiche
- Conferme dei destinatari
- Scenari di escalation
Chiamata in arrivo
2Passa a un altro
Confermato
Risposta e ora registrate
L’e-mail diventa una chiamata.
I vostri sistemi inviano già avvisi via e-mail. ALERT riconosce quelli importanti e nello stesso istante chiama la persona responsabile. L’innesco può essere anche un SMS — ad esempio da un controllore di impianto senza internet.
E-mail ricevuta
Resta nella casella. Fino a domattina non la vedrà nessuno.
Chiamata
«Il sistema di monitoraggio ha rilevato un evento critico. Confermate di aver ricevuto il messaggio.»
Confermato. Risposta e ora registrate.
Oggetto: CRITICAL: Disk space low
Chiamata entro pochi secondi
«Il sistema di monitoraggio ha rilevato un evento critico. Confermate di aver ricevuto il messaggio.»
Tecnico IT reperibile
Messaggio: ALARM TEMP HIGH
Chiamata entro pochi secondi
«È stato rilevato un allarme dell’impianto. Confermate di aver ricevuto il messaggio.»
Manutentore reperibile
Oggetto: Nuovo ordine urgente
Chiamata entro pochi secondi
«È arrivato un ordine urgente che richiede la vostra conferma. Confermate di aver ricevuto il messaggio.»
Commerciale
Tre esempi da ambiti diversi. Mittente, criteri dell’oggetto, testo del messaggio e destinatario li impostate voi.
Perché un semplice avviso non basta?
Un avviso svolge il suo compito solo quando qualcuno lo vede. Gli eventi critici richiedono un allerta attivo e una conferma chiara che il messaggio ha raggiunto una persona.
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L’avviso passa inosservato. Di notte, nel fine settimana o in una giornata piena si perde tra gli altri messaggi.
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Il tempo passa senza reazione. Di un avviso non letto ci si accorge quando le conseguenze sono già visibili.
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Nessuna conferma. Un messaggio inviato non dice se qualcuno l’ha letto e ha agito.
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Non è chiaro chi reagisce. Quando la prima persona non risponde, la catena di avviso spesso si interrompe.
Che cosa offre l’allerta automatizzata?
ALERT è una soluzione 3cxCloud.LT che trasforma un avviso in una chiamata e non lo lascia senza risposta.
Allerta automatica 24/7
L’evento viene registrato e l’allerta parte nello stesso istante — di notte, nel fine settimana o in ferie.
Chiamate vocali con messaggi preparati
Il telefono squilla finché qualcuno risponde. Il messaggio può essere letto da una voce o riprodotto da una registrazione preparata in anticipo.
Registrazione della conferma del destinatario
Il dipendente conferma la ricezione con la tastiera del telefono. La risposta e l’ora vengono registrate.
Scenari di escalation
Senza risposta l’allerta prosegue: la chiamata viene ripetuta, viene avvisata la persona successiva o l’intero gruppo.
SMS e canali aggiuntivi
Il messaggio può partire insieme alla chiamata o come canale separato — come vi è più comodo.
Su misura per i vostri processi
Lo scenario segue le regole della vostra organizzazione: chi viene avvisato e in quale ordine, che cosa si chiede e quando passare oltre.
Come funziona ALERT?
Un evento — un intero processo di risposta automatico. Dal segnale al risultato registrato, il sistema fa tutto da solo.
Rilevato un evento importante
Un incidente, un guasto o un altro segnale aziendale
Allerta automatica
Chiamata, SMS o entrambi i canali insieme
Conferma del destinatario
Viene registrata la reazione del destinatario
Confermato
Vengono eseguite le azioni di chiusura previste
Non confermato
Si attiva lo scenario di escalation
Registrazione del risultato
Storico degli avvisi e possibile invio al CRM
Se il primo dipendente non risponde, ALERT va avanti.
L’allerta non si ferma al primo tentativo. Lo scenario passa da solo alla persona successiva e ogni passaggio viene registrato.
Qui sotto, un esempio di catena. Numero di livelli, ordine e tempo di attesa li impostate voi.
Specialista reperibileChiamata, in attesa di conferma
Specialista di riservaChiamata e SMS contemporaneamente
Responsabile di repartoViene avvisato l’intero gruppo reperibile
Il risultato viene registratoChi è stato avvisato, quando e come ha risposto
Dove si usa ALERT?
Ovunque un evento non possa aspettare che qualcuno apra la posta. Quattro ambiti in cui l’allerta automatizzata si usa più spesso.
Infrastruttura IT e monitoraggio
Allerta su guasti di server, rete, applicazioni e altri servizi IT, con escalation agli specialisti reperibili.
- Avvisi dei sistemi di monitoraggio
- Indisponibilità dei servizi
- Turni di reperibilità
Produzione e manutenzione
Trasmissione di guasti agli impianti, anomalie di processo e altri eventi importanti ai responsabili.
- Guasti e fermi degli impianti
- Scostamenti di temperatura e pressione
- Stazioni di pompaggio e centrali termiche
Sistemi di sicurezza e protezione
Trasmissione e conferma di attivazioni d’allarme, incidenti di sicurezza e messaggi urgenti.
- Attivazioni d’allarme
- Controllo accessi
- Intervento notturno
Logistica e processi aziendali
Allerta automatizzata su messaggi operativi urgenti, attività importanti e altri eventi.
- Scostamenti di carichi e percorsi
- Ordini urgenti
- Punti di controllo dei processi
Una soluzione — diversi scenari di risposta.
Ogni organizzazione ha le sue regole, quindi ALERT non è un unico processo rigido. Lo scenario si adatta al tipo di evento, all’orario di lavoro, ai responsabili o alla priorità di risposta.
Eventi diversi possono avere catene diverse: per uno basta un SMS, un altro richiede chiamata e conferma, un terzo subito l’intero gruppo reperibile. Il team 3cxCloud.LT costruisce lo scenario insieme a voi.
Da che cosa è composta la soluzione?
Aprite un argomento per maggiori dettagli. L’ambito preciso si concorda con 3cxCloud.LT durante l’implementazione.
Regole di riconoscimento degli eventi
L’evento viene riconosciuto secondo regole concordate in anticipo: la fonte del messaggio, l’oggetto o criteri del contenuto. L’innesco può essere un’e-mail o un SMS.
Una stessa fonte può avere più regole, e ogni regola il proprio scenario di risposta. Così messaggi diversi dallo stesso sistema avviano azioni diverse.
Chiamate vocali automatiche
La chiamata parte automaticamente, senza operatore. Il messaggio può essere generato da testo o riprodotto da una registrazione preparata — i due metodi si possono combinare nello stesso messaggio.
Il contenuto e la formulazione del messaggio li decidete voi. Nel testo si possono inserire i dati dell’evento, così la persona sente subito che cosa è successo e dove.
Conferma del destinatario
Il destinatario conferma il messaggio con la tastiera del telefono. Si possono prevedere tasti distinti per confermare e per passare a un’altra persona.
La conferma non è obbligatoria — se lo scenario non la richiede, il messaggio viene semplicemente consegnato e registrato.
Scenari di escalation
Senza conferma lo scenario prosegue: la chiamata viene ripetuta, viene avvisata la persona successiva in elenco o l’intero gruppo.
Numero di livelli di escalation, ordine e tempo di attesa tra l’uno e l’altro si stabiliscono secondo le esigenze dell’organizzazione.
Allerta via SMS
L’SMS può essere un canale di allerta autonomo o affiancare la chiamata — ad esempio prima la chiamata e subito dopo un messaggio con i dettagli.
I messaggi vengono inviati tramite la piattaforma 3cxCloud.LT SMS, quindi sul telefono del destinatario compare il nome mittente che avete scelto — si capisce subito che è un avviso ufficiale.
Il testo del messaggio può essere composto con i dati dell’evento, così il destinatario vede l’impianto o il numero preciso.
Integrazioni API e CRM
I risultati degli avvisi si possono trasmettere ai vostri sistemi tramite la 3cxCloud.LT API: chi è stato avvisato, quando e come ha risposto.
Si usa la stessa REST API con cui funzionano gli altri servizi 3cxCloud.LT — HTTPS, JSON e autenticazione Bearer.
L’ambito dell’integrazione si concorda caso per caso, in base ai dati che il sistema ricevente accetta.
Registrazione dei risultati degli avvisi
Vengono registrati i tentativi di avviso, le risposte dei destinatari e l’andamento dello scenario — si vede in quale punto della catena l’evento è stato preso in carico.
I dati si possono usare per report interni o trasmettere ad altri sistemi.
Infrastruttura delle chiamate
Le chiamate passano tramite la piattaforma 3cxCloud.LT e la sua infrastruttura. Se l’organizzazione ha un proprio centralino (PBX) o 3CX, l’allerta può passare anche da lì.
Il numero mostrato sul telefono del destinatario lo scegliete voi — così il dipendente riconosce subito l’avviso ufficiale.
Automatizzate l’allerta degli eventi critici.
Il team 3cxCloud.LT esaminerà il vostro processo e preparerà uno scenario su misura per la vostra organizzazione.
