Svarīgi notikumi nedrīkst palikt bez atbildes.
Paziņojums, ko jūsu sistēma jau sūta pa e-pastu, kļūst par zvanu. ALERT piezvana atbildīgajam darbiniekam, gaida apstiprinājumu un, to nesaņēmis, turpina pēc noteiktā scenārija. Visu diennakti, bez dežurējoša operatora.
- E-pasts → zvans
- Darbojas 24/7
- Automātiski zvani
- Saņēmēju apstiprinājumi
- Eskalācijas scenāriji
Ienākošs zvans
2Nodot citam
Apstiprināts
Atbilde un laiks reģistrēti
E-pasts kļūst par zvanu.
Jūsu sistēmas jau sūta paziņojumus pa e-pastu. ALERT atpazīst svarīgos un tajā pašā mirklī zvana atbildīgajai personai. Izraisītājs var būt arī SMS — piemēram, no iekārtas kontrollera, kuram nav interneta.
Saņemts e-pasts
Tas guļ pastkastītē. Līdz rītam to neviens neieraudzīs.
Zvans
“Uzraudzības sistēma reģistrēja kritisku notikumu. Lūdzu, apstipriniet, ka saņēmāt paziņojumu.”
Apstiprināts. Atbilde un laiks reģistrēti.
Tēma: CRITICAL: Disk space low
Zvans pēc dažām sekundēm
“Uzraudzības sistēma reģistrēja kritisku notikumu. Lūdzu, apstipriniet, ka saņēmāt paziņojumu.”
Dežurējošais IT speciālists
Ziņa: ALARM TEMP HIGH
Zvans pēc dažām sekundēm
“Reģistrēts iekārtas trauksmes signāls. Lūdzu, apstipriniet, ka saņēmāt paziņojumu.”
Tehniskās apkopes dežurants
Tēma: Jauns steidzams pasūtījums
Zvans pēc dažām sekundēm
“Saņemts steidzams pasūtījums, nepieciešams jūsu apstiprinājums. Lūdzu, apstipriniet, ka saņēmāt paziņojumu.”
Pārdošanas vadītājs
Trīs piemēri no dažādām jomām. Sūtītāju, tēmas pazīmes, paziņojuma tekstu un saņēmēju iestatāt paši.
Kāpēc ar paziņojumu vien nepietiek?
Paziņojums izpilda savu uzdevumu tikai tad, kad kāds to ierauga. Kritiski notikumi prasa aktīvu informēšanu un skaidru apstiprinājumu, ka ziņa sasniegusi cilvēku.
-
Paziņojums paliek nepamanīts. Naktī, brīvdienās vai saspringtā darba dienā tas pazūd starp citām ziņām.
-
Laiks iet bez reakcijas. Par neizlasītu brīdinājumu uzzina tikai tad, kad sekas jau ir redzamas.
-
Nav apstiprinājuma. Nosūtīta ziņa nepasaka, vai kāds to izlasīja un rīkojās.
-
Nav skaidrs, kas reaģē. Ja pirmais cilvēks neatbild, informēšanas ķēde bieži pārtrūkst.
Ko dod automatizēta informēšana?
ALERT ir 3cxCloud.LT risinājums, kas paziņojumu pārvērš zvanā un neatstāj to bez atbildes.
Automātiska informēšana 24/7
Notikums tiek reģistrēts, un informēšana sākas tajā pašā mirklī — naktī, brīvdienās vai atvaļinājuma laikā.
Balss zvani ar sagatavotiem paziņojumiem
Tālrunis zvana, līdz tiek atbildēts. Paziņojumu var nolasīt balsī vai atskaņot iepriekš ierakstītu.
Saņēmēja apstiprinājuma reģistrēšana
Darbinieks apstiprina saņemšanu ar tālruņa tastatūru. Atbilde un tās laiks tiek reģistrēti.
Eskalācijas scenāriji
Ja atbildes nav, informēšana turpinās: zvans tiek atkārtots, tiek informēta nākamā persona vai visa grupa.
SMS un papildu kanāli
Ziņa var tikt nosūtīta kopā ar zvanu vai kā atsevišķs kanāls — kā jums ērtāk.
Pielāgots jūsu procesiem
Scenārijs tiek veidots pēc jūsu organizācijas kārtības: kurš un kādā secībā tiek informēts, ko jautā un kad iet tālāk.
Kā darbojas ALERT?
Viens notikums — viss automātiskais reaģēšanas process. No signāla līdz reģistrētam rezultātam sistēma visu paveic pati.
Reģistrēts svarīgs notikums
Incidents, bojājums vai cits biznesa signāls
Automātiska informēšana
Zvans, SMS vai abi kanāli kopā
Saņēmēja apstiprinājums
Tiek reģistrēta saņēmēja reakcija
Apstiprināts
Tiek izpildītas noteiktās noslēguma darbības
Nav apstiprināts
Tiek aktivizēts eskalācijas scenārijs
Rezultāta reģistrēšana
Informēšanas vēsture un iespējama nodošana CRM
Ja pirmais darbinieks neatbild, ALERT darbojas tālāk.
Informēšana neapstājas pēc viena mēģinājuma. Scenārijs pats pāriet pie nākamās personas, un katrs solis tiek reģistrēts.
Zemāk — ķēdes piemērs. Līmeņu skaitu, secību un gaidīšanas laiku iestatāt paši.
Dežurējošais speciālistsZvans, gaida apstiprinājumu
Rezerves speciālistsZvans un SMS vienlaikus
Nodaļas vadītājsTiek informēta visa dežūrgrupa
Rezultāts tiek reģistrētsKurš tika informēts, kad un kā atbildēja
Kur izmanto ALERT?
Visur, kur notikums nevar gaidīt, kamēr kāds atvērs pastkastīti. Četras jomas, kurās automatizētu informēšanu izmanto visbiežāk.
IT infrastruktūra un uzraudzība
Informēšana par serveru, tīkla, lietotņu un citu IT pakalpojumu traucējumiem un eskalācija dežurējošajiem speciālistiem.
- Uzraudzības sistēmu brīdinājumi
- Pakalpojumu nepieejamība
- Dežūru grafiks
Ražošana un tehniskā apkope
Iekārtu bojājumu, tehnoloģisku traucējumu un citu svarīgu notikumu nodošana atbildīgajiem darbiniekiem.
- Iekārtu bojājumi un dīkstāves
- Temperatūras un spiediena novirzes
- Sūkņu stacijas un katlumājas
Apsardzes un drošības sistēmas
Signalizācijas nostrādāšanas, apsardzes incidentu un steidzamu paziņojumu nodošana un apstiprināšana.
- Signalizācijas nostrādāšana
- Piekļuves kontrole
- Reaģēšana naktī
Loģistika un biznesa procesi
Automatizēta informēšana par steidzamiem operatīviem paziņojumiem, svarīgiem uzdevumiem un citiem notikumiem.
- Kravu un maršrutu novirzes
- Steidzami pasūtījumi
- Procesu kontrolpunkti
Viens risinājums — dažādi reaģēšanas scenāriji.
Katrai organizācijai ir sava kārtība, tāpēc ALERT nav viens fiksēts process. Scenāriju var pielāgot notikuma veidam, darba laikam, atbildīgajām personām vai reaģēšanas prioritātei.
Dažādiem notikumiem var būt dažādas ķēdes: vienam pietiek ar SMS, citam vajag zvanu un apstiprinājumu, trešajam — uzreiz visu dežūrgrupu. Scenāriju kopā ar jums veido 3cxCloud.LT komanda.
No kā sastāv risinājums?
Izvērsiet tēmu, ja vēlaties vairāk detaļu. Konkrēto apjomu saskaņo ar 3cxCloud.LT ieviešanas laikā.
Notikumu atpazīšanas noteikumi
Notikums tiek atpazīts pēc iepriekš saskaņotiem noteikumiem: paziņojuma avota, tēmas vai satura pazīmēm. Izraisītājs var būt e-pasts vai SMS.
Vienam avotam var būt vairāki noteikumi, bet katram noteikumam — savs reaģēšanas scenārijs. Tā dažādi paziņojumi no vienas sistēmas izraisa dažādas darbības.
Automātiski balss zvani
Zvans tiek uzsākts automātiski, bez operatora. Paziņojumu var ģenerēt no teksta vai atskaņot iepriekš sagatavotu audio ierakstu — abus veidus var apvienot vienā paziņojumā.
Paziņojuma saturu un formulējumu nosakāt jūs. Tekstā var iekļaut notikuma datus, lai cilvēks uzreiz dzirdētu, kas un kur noticis.
Saņēmēja apstiprinājums
Saņēmējs apstiprina paziņojumu ar tālruņa tastatūru. Var paredzēt atsevišķus taustiņus apstiprināšanai un nodošanai citai personai.
Apstiprinājums nav obligāts — ja scenārijam tas nav vajadzīgs, paziņojums vienkārši tiek nodots un reģistrēts.
Eskalācijas scenāriji
Bez apstiprinājuma scenārijs turpinās: zvans tiek atkārtots, tiek informēta nākamā persona sarakstā vai visa grupa.
Eskalācijas līmeņu skaitu, to secību un gaidīšanas laiku starp tiem nosaka pēc organizācijas vajadzībām.
SMS informēšana
SMS var izmantot kā atsevišķu informēšanas kanālu vai kopā ar zvanu — piemēram, vispirms zvans, bet uzreiz pēc tā ziņa ar detaļām.
Ziņas tiek sūtītas caur 3cxCloud.LT SMS platformu, tāpēc saņēmēja tālrunī redzams jūsu izvēlētais sūtītāja vārds — uzreiz skaidrs, ka tas ir dienesta paziņojums.
Ziņas tekstu var veidot no notikuma datiem, lai saņēmējs redzētu konkrētu objektu vai numuru.
API un CRM integrācijas
Informēšanas rezultātus var nodot uz jūsu sistēmām caur 3cxCloud.LT API: kurš tika informēts, kad un kā atbildēja.
Tiek izmantots tas pats REST API, caur kuru darbojas arī citi 3cxCloud.LT pakalpojumi — HTTPS, JSON un Bearer tipa autentifikācija.
Integrācijas apjomu saskaņo individuāli atkarībā no tā, kādus datus pieņem saņēmēja sistēma.
Informēšanas rezultātu reģistrēšana
Tiek reģistrēti informēšanas mēģinājumi, saņēmēju atbildes un scenārija gaita — redzams, kurā ķēdes punktā notikums tika pieņemts.
Datus var izmantot iekšējām atskaitēm vai nodot citām sistēmām.
Zvanu infrastruktūra
Zvani tiek veikti caur 3cxCloud.LT infrastruktūru. Ja organizācijai ir sava telefonijas sistēma (PBX) vai 3CX, informēšana var notikt arī caur to.
Numuru, kas redzams saņēmēja tālrunī, izvēlaties paši — lai darbinieks uzreiz atpazītu dienesta paziņojumu.
Automatizējiet informēšanu par svarīgiem notikumiem.
3cxCloud.LT komanda apspriedīs jūsu procesu un sagatavos scenāriju atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām.
