Kritische Ereignisse dürfen nicht unbeantwortet bleiben.
Eine Meldung, die Ihr System bereits per E-Mail versendet, wird zum Anruf. ALERT ruft den zuständigen Mitarbeiter an, wartet auf die Bestätigung und setzt, wenn sie ausbleibt, das festgelegte Szenario fort. Rund um die Uhr, ohne diensthabenden Operator.
- E-Mail → Anruf
- Rund um die Uhr
- Automatische Anrufe
- Empfängerbestätigungen
- Eskalationsszenarien
Eingehender Anruf
2An jemand anderen weitergeben
Bestätigt
Antwort und Uhrzeit erfasst
Aus der E-Mail wird ein Anruf.
Ihre Systeme versenden Meldungen bereits per E-Mail. ALERT erkennt die wichtigen und ruft im selben Moment die zuständige Person an. Auslöser kann auch eine SMS sein – zum Beispiel von einer Anlagensteuerung ohne Internetzugang.
Eingegangene E-Mail
Sie liegt im Postfach. Bis morgen früh sieht sie niemand.
Anruf
„Das Überwachungssystem hat ein kritisches Ereignis erfasst. Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Meldung erhalten haben.“
Bestätigt. Antwort und Uhrzeit erfasst.
Betreff: CRITICAL: Disk space low
Anruf nach wenigen Sekunden
„Das Überwachungssystem hat ein kritisches Ereignis erfasst. Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Meldung erhalten haben.“
Diensthabender IT-Spezialist
Nachricht: ALARM TEMP HIGH
Anruf nach wenigen Sekunden
„Ein Anlagenalarm wurde erfasst. Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Meldung erhalten haben.“
Diensthabender Instandhalter
Betreff: Neuer Eilauftrag
Anruf nach wenigen Sekunden
„Ein Eilauftrag ist eingegangen und muss bestätigt werden. Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Meldung erhalten haben.“
Vertriebsmitarbeiter
Drei Beispiele aus verschiedenen Bereichen. Absender, Betreffmerkmale, Meldungstext und Empfänger legen Sie selbst fest.
Warum reicht eine Benachrichtigung allein nicht?
Eine Meldung erfüllt ihren Zweck erst, wenn jemand sie sieht. Kritische Ereignisse erfordern aktive Alarmierung und eine klare Bestätigung, dass die Nachricht einen Menschen erreicht hat.
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Die Meldung bleibt unbemerkt. Nachts, am Wochenende oder an einem vollen Arbeitstag geht sie zwischen anderen Nachrichten unter.
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Die Zeit vergeht ohne Reaktion. Von einer ungelesenen Warnung erfährt man erst, wenn die Folgen schon sichtbar sind.
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Es gibt keine Bestätigung. Eine gesendete Nachricht sagt nicht, ob sie jemand gelesen und gehandelt hat.
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Unklar, wer reagiert. Meldet sich die erste Person nicht, reißt die Alarmierungskette oft ab.
Was bringt eine automatisierte Alarmierung?
ALERT ist eine Lösung von 3cxCloud.LT, die eine Meldung in einen Anruf verwandelt und sie nicht unbeantwortet lässt.
Automatische Alarmierung rund um die Uhr
Das Ereignis wird erfasst und die Alarmierung beginnt sofort – nachts, am Wochenende oder im Urlaub.
Sprachanrufe mit vorbereiteten Meldungen
Das Telefon klingelt, bis jemand abnimmt. Die Meldung kann vorgelesen oder als vorab aufgenommene Ansage abgespielt werden.
Erfassung der Empfängerbestätigung
Der Mitarbeiter bestätigt den Empfang über die Telefontastatur. Antwort und Uhrzeit werden erfasst.
Eskalationsszenarien
Ohne Antwort geht die Alarmierung weiter: Der Anruf wird wiederholt, die nächste Person oder die ganze Gruppe wird benachrichtigt.
SMS und weitere Kanäle
Eine SMS kann zusammen mit dem Anruf oder als eigener Kanal gesendet werden – so, wie es für Sie passt.
Angepasst an Ihre Abläufe
Das Szenario folgt den Regeln Ihrer Organisation: wer in welcher Reihenfolge benachrichtigt wird, was abgefragt wird und wann es weitergeht.
Wie funktioniert ALERT?
Ein Ereignis – ein vollständiger automatischer Reaktionsprozess. Vom Signal bis zum erfassten Ergebnis erledigt das System alles selbst.
Kritisches Ereignis erfasst
Störfall, Ausfall oder ein anderes Geschäftssignal
Automatische Alarmierung
Anruf, SMS oder beide Kanäle zusammen
Empfängerbestätigung
Die Reaktion des Empfängers wird erfasst
Bestätigt
Die festgelegten Abschlussschritte werden ausgeführt
Nicht bestätigt
Das Eskalationsszenario wird aktiviert
Ergebniserfassung
Alarmierungsverlauf und optionale Übergabe an ein CRM
Antwortet der erste Mitarbeiter nicht, arbeitet ALERT weiter.
Die Alarmierung endet nicht nach einem Versuch. Das Szenario geht selbstständig zur nächsten Person über, und jeder Schritt wird erfasst.
Unten ein Beispiel für eine Kette. Anzahl der Stufen, Reihenfolge und Wartezeit legen Sie selbst fest.
Diensthabender SpezialistAnruf, Warten auf Bestätigung
VertretungAnruf und SMS gleichzeitig
AbteilungsleiterDie gesamte Bereitschaftsgruppe wird benachrichtigt
Das Ergebnis wird erfasstWer benachrichtigt wurde, wann und wie geantwortet wurde
Wo wird ALERT eingesetzt?
Überall, wo ein Ereignis nicht warten kann, bis jemand sein Postfach öffnet. Vier Bereiche, in denen automatisierte Alarmierung am häufigsten eingesetzt wird.
IT-Infrastruktur und Monitoring
Alarmierung bei Störungen von Servern, Netzwerk, Anwendungen und anderen IT-Diensten sowie Eskalation an Bereitschaftsspezialisten.
- Warnungen von Überwachungssystemen
- Nichtverfügbarkeit von Diensten
- Bereitschaftsplan
Produktion und Instandhaltung
Weitergabe von Anlagenausfällen, Prozessstörungen und anderen wichtigen Ereignissen an die Verantwortlichen.
- Anlagenausfälle und Stillstände
- Temperatur- und Druckabweichungen
- Pumpstationen und Kesselhäuser
Sicherheits- und Schutzsysteme
Weitergabe und Bestätigung von Alarmauslösungen, Sicherheitsvorfällen und dringenden Meldungen.
- Alarmauslösungen
- Zutrittskontrolle
- Reaktion in der Nacht
Logistik und Geschäftsprozesse
Automatisierte Alarmierung bei dringenden Betriebsmeldungen, wichtigen Aufgaben und anderen Ereignissen.
- Abweichungen bei Ladung und Route
- Eilaufträge
- Prozesskontrollpunkte
Eine Lösung – verschiedene Reaktionsszenarien.
Jede Organisation hat ihre eigenen Abläufe, daher ist ALERT kein fest vorgegebener Prozess. Das Szenario lässt sich nach Ereignistyp, Arbeitszeit, Verantwortlichen oder Reaktionspriorität anpassen.
Verschiedene Ereignisse können verschiedene Ketten haben: Für das eine reicht eine SMS, das nächste braucht Anruf und Bestätigung, ein drittes sofort die ganze Bereitschaftsgruppe. Das Team von 3cxCloud.LT erstellt das Szenario gemeinsam mit Ihnen.
Woraus besteht die Lösung?
Klappen Sie ein Thema auf, wenn Sie mehr Details möchten. Der genaue Umfang wird mit 3cxCloud.LT bei der Einführung abgestimmt.
Regeln zur Ereigniserkennung
Ein Ereignis wird nach vorab abgestimmten Regeln erkannt: Quelle der Meldung, Betreff oder Inhaltsmerkmale. Auslöser kann eine E-Mail oder eine SMS sein.
Eine Quelle kann mehrere Regeln haben und jede Regel ihr eigenes Reaktionsszenario. So lösen verschiedene Meldungen aus demselben System verschiedene Aktionen aus.
Automatische Sprachanrufe
Der Anruf wird automatisch und ohne Operator ausgelöst. Die Meldung kann aus Text erzeugt oder als vorab vorbereitete Audiodatei abgespielt werden – beide Verfahren lassen sich in einer Meldung kombinieren.
Inhalt und Wortlaut der Meldung bestimmen Sie. Ereignisdaten können in den Text eingefügt werden, damit die Person sofort hört, was wo passiert ist.
Empfängerbestätigung
Der Empfänger bestätigt die Meldung über die Telefontastatur. Für Bestätigung und Weitergabe an eine andere Person können eigene Tasten vorgesehen werden.
Eine Bestätigung ist nicht zwingend – braucht das Szenario keine, wird die Meldung einfach zugestellt und erfasst.
Eskalationsszenarien
Ohne Bestätigung läuft das Szenario weiter: Der Anruf wird wiederholt, die nächste Person auf der Liste oder die ganze Gruppe wird benachrichtigt.
Anzahl der Eskalationsstufen, ihre Reihenfolge und die Wartezeit dazwischen werden nach dem Bedarf Ihrer Organisation festgelegt.
SMS-Alarmierung
SMS kann als eigener Alarmierungskanal oder zusammen mit dem Anruf genutzt werden – zum Beispiel zuerst der Anruf und direkt danach eine SMS mit den Details.
Nachrichten werden über die 3cxCloud.LT SMS-Plattform versendet, sodass auf dem Telefon des Empfängers der von Ihnen gewählte Absendername erscheint – sofort ist klar, dass es eine dienstliche Meldung ist.
Der SMS-Text kann aus den Ereignisdaten zusammengesetzt werden, damit der Empfänger das konkrete Objekt oder die Nummer sieht.
API- und CRM-Integrationen
Die Ergebnisse der Alarmierung können an Ihre Systeme übergeben werden – über die 3cxCloud.LT API: wer benachrichtigt wurde, wann und wie geantwortet wurde.
Es wird dieselbe REST API genutzt wie für die anderen Dienste von 3cxCloud.LT – HTTPS, JSON und Bearer-Authentifizierung.
Der Integrationsumfang wird individuell abgestimmt, je nachdem, welche Daten das empfangende System annimmt.
Erfassung der Alarmierungsergebnisse
Alarmierungsversuche, Antworten der Empfänger und der Verlauf des Szenarios werden erfasst – man sieht, an welcher Stelle der Kette das Ereignis angenommen wurde.
Die Daten können für interne Berichte genutzt oder an andere Systeme übergeben werden.
Anrufinfrastruktur
Anrufe laufen über die 3cxCloud.LT Infrastruktur. Hat Ihre Organisation eine eigene Telefonanlage (PBX) oder 3CX, kann die Alarmierung auch darüber laufen.
Die Nummer, die beim Empfänger angezeigt wird, wählen Sie selbst – damit der Mitarbeiter sofort erkennt, dass es eine dienstliche Meldung ist.
Automatisieren Sie die Alarmierung bei kritischen Ereignissen.
Das Team von 3cxCloud.LT bespricht Ihren Ablauf und erstellt ein Szenario nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation.
