HELPDESK

Elk klantverzoek in één lijst

Gesprekken, e-mails, webchat en sms komen allemaal in één verzoekenlijst terecht. Elk verzoek heeft een status, een label en een historie, zodat er geen enkele in iemands persoonlijke mailbox verdwijnt.

Boek een demo Neem contact op

Wat is HELPDesk en welk probleem lost het op?

Een systeem voor klantverzoeken waarin elk contact een ticket wordt met een status, een label en een historie.

Verzoeken uit e-mail, gesprekken, webchat en sms verschijnen in één lijst
Elk verzoek heeft een status, zodat duidelijk is welke nog onbeantwoord zijn
De historie blijft bij de klant, niet in de privémailbox van een medewerker
Rapporten tonen hoeveel verzoeken er binnenkwamen en hoe ze zijn afgehandeld

Hoe wordt een telefoongesprek een verzoek?

De agent schrijft na het gesprek een notitie — en die notitie wordt als nieuw ticket geregistreerd.

De notitie wordt rechtstreeks vanuit het gespreksvenster naar HELPDesk gestuurd
Er wordt een nieuw ticket aangemaakt zonder het werk te onderbreken of iets over te typen
Het gespreksonderwerp krijgt een label, zodat het later in de rapporten verschijnt
De vastlegging blijft bij de klanthistorie, beschikbaar voor het hele team

Wat ziet de agent zodra het gesprek verbonden is?

De klantkaart opent nog vóór de begroeting: niemand hoeft te vragen wie er belt en waarom.

Eerdere gespreksgeschiedenis en de notities bij die gesprekken
Contactgegevens van de klant
Eerdere bestellingen of verzoeken
Bijzondere markeringen en klantsegmenten

Hoe ziet u waar een verzoek is blijven hangen?

Het KANBAN-bord toont elk verzoek per status, op één scherm, zonder filteren of zoeken.

Verzoeken staan in kolommen per status
De status verandert door het verzoek naar een andere kolom te verplaatsen
Automatische antwoorden laten de klant weten dat het verzoek is ontvangen
Het is zichtbaar wie verantwoordelijk is voor elk ticket

Hoe komt u erachter waar klanten het meest naar vragen?

Labels en gespreksonderwerpen komen samen in rapporten: u ziet niet alleen hoeveel verzoeken er binnenkwamen, maar ook waarover ze gingen.

Gesprekken en verzoeken krijgen onderwerpen of categorieën
De rapporten omvatten gesprekken, e-mail en webchat
De werkdruk van het team en het servicetempo zijn zichtbaar
De gegevens tonen welke vragen terugkeren en wat de moeite waard is om te automatiseren

Hoe het eruitziet in het systeem

Drie weergaven uit het werkende systeem, geen maquettes.

Een gespreksnotitie als nieuw ticket naar HELPDesk sturen — **Notitie naar HELPDesk**Een notitie die tijdens het gesprek wordt geschreven, wordt als nieuw ticket verstuurd.

Instellingen voor HELPDesk-labels en -statussen — **Labels en statussen**Onderwerpen en statussen worden bepaald op uw proces, niet op een sjabloon.

Rapport met gespreks- en servicestatistieken — **Statistieken**Gesprekken, e-mail en webchat in één rapport.

Wat HELPDesk omvat

Negen functies die op dezelfde verzoekenlijst werken.

Beheer van verzoekenElk verzoek in één lijst met een status en een eigenaar.

E-mailverzoekenE-mails worden tickets. Antwoordsjablonen en prioriteit instellen.

Verzoeken uit gesprekkenEen gespreksnotitie wordt als nieuw ticket geregistreerd.

Web chatWebsitechats komen in dezelfde lijst en dezelfde rapporten terecht.

KANBAN-beheerEen bord per status. De status verandert door het verzoek te verplaatsen.

Automatische antwoordenDe klant krijgt meteen de bevestiging dat het verzoek is ontvangen.

Statussen en labelsElk verzoek heeft een status en een onderwerp, dus het is te analyseren.

Sms naar klantenAutomatische of losse berichten: herinneringen, afspraken, acties.

Rapporten en statistiekenGespreks- en servicecijfers, werkdruk, overzichten per onderwerp.

Hoe HELPDesk wordt ingericht

Vier stappen: van kanalen naar cijfers.

1KanalenE-mail, telefonie en webchat zijn gekoppeld, zodat verzoeken in één lijst samenkomen.
2Statussen en labelsStatussen en onderwerplabels worden bepaald op basis van hoe het team echt werkt.
3AutomatiseringEr worden antwoordsjablonen en automatische ontvangstbevestigingen voorbereid.
4RapportenU bepaalt welke maatstaven u volgt: werkdruk, onderwerpen, servicetempo.

HELPDesk — veelgestelde vragen

Welke kanalen komen in HELPDesk binnen?

E-mail, telefoongesprekken, webchat en sms. Ze gaan allemaal naar dezelfde verzoekenlijst en de statistieken worden samen gerapporteerd.

Kan een telefoongesprek een verzoek worden?

Ja. Tijdens het gesprek kan de agent een notitie rechtstreeks naar HELPDesk sturen — daarmee wordt een nieuw ticket geregistreerd.

Wat ziet de agent tijdens een gesprek over de klant?

Eerdere gespreksgeschiedenis en notities, contactgegevens, eerdere bestellingen of verzoeken en segmentmarkeringen van de klant.

Hoe worden de statussen van verzoeken beheerd?

Op het KANBAN-bord. Verzoeken staan in kolommen per status en de status verandert door het verzoek te verplaatsen.

Welke rapporten zijn beschikbaar?

Gespreksstatistieken, servicestatistieken van HELPDesk en gecombineerde rapporten voor gesprekken, e-mail en webchat.

Kunnen we het proberen voor we kopen?

Ja. Vraag op deze pagina een demo aan en wij tonen HELPDesk op uw eigen scenario’s.

Wij laten u zien hoe HELPDesk voor uw team zou werken

Vertel ons via welke kanalen uw verzoeken vandaag binnenkomen en waar ze verloren gaan: wij laten zien hoe ze in één lijst samenkomen.

Boek een demo