Svarbūs įvykiai neturi likti be atsako.
Pranešimas, kurį jūsų sistema jau siunčia el. paštu, virsta skambučiu. ALERT paskambina atsakingam darbuotojui, laukia patvirtinimo ir, jo negavęs, tęsia pagal numatytą scenarijų. Visą parą, be budinčio operatoriaus.
- El. laiškas → skambutis
- Veikia 24/7
- Automatiniai skambučiai
- Gavėjų patvirtinimai
- Eskalavimo scenarijai
Įeinantis skambutis
2Perduoti kitam
Patvirtinta
Atsakymas ir laikas užregistruoti
El. laiškas virsta skambučiu.
Jūsų sistemos jau siunčia pranešimus el. paštu. ALERT atpažįsta tuos, kurie svarbūs, ir tą pačią akimirką paskambina atsakingam žmogui. Trigeriu gali būti ir SMS žinutė — pavyzdžiui, iš įrangos kontrolerio, kuris interneto neturi.
Gautas laiškas
Guli dėžutėje. Iki ryto jo niekas nepamatys.
Skambutis
„Stebėsenos sistema užfiksavo kritinį įvykį. Prašome patvirtinti, kad pranešimą gavote.“
Patvirtinta. Atsakymas ir laikas užregistruoti.
Tema: CRITICAL: Disk space low
Skambutis po kelių sekundžių
„Stebėsenos sistema užfiksavo kritinį įvykį. Prašome patvirtinti, kad pranešimą gavote.“
Budintis IT specialistas
Žinutė: ALARM TEMP HIGH
Skambutis po kelių sekundžių
„Užfiksuotas įrangos pavojaus signalas. Prašome patvirtinti, kad pranešimą gavote.“
Techninės priežiūros budintis
Tema: Naujas skubus užsakymas
Skambutis po kelių sekundžių
„Gautas skubus užsakymas, reikalingas jūsų patvirtinimas. Prašome patvirtinti, kad pranešimą gavote.“
Pardavimų vadybininkas
Trys pavyzdžiai iš skirtingų sričių. Siuntėją, temos požymius, pranešimo tekstą ir gavėją nusistatote patys.
Kodėl vien pranešimo nepakanka?
Pranešimas atlieka savo darbą tik tada, kai jį kas nors pamato. Kritiniai įvykiai reikalauja aktyvaus informavimo ir aiškaus patvirtinimo, kad žinia pasiekė žmogų.
-
Pranešimas lieka nepastebėtas. Naktį, savaitgalį ar įtemptą darbo dieną jis skęsta tarp kitų žinučių.
-
Laikas bėga be reakcijos. Apie neperskaitytą įspėjimą sužinoma tada, kai pasekmės jau matomos.
-
Nėra patvirtinimo. Išsiųsta žinutė nepasako, ar kas nors ją perskaitė ir ėmėsi veiksmų.
-
Nežinia, kas reaguoja. Kai neatsiliepia pirmas žmogus, informavimo grandinė dažnai nutrūksta.
Ką duoda automatizuotas informavimas?
ALERT — 3cxCloud.LT sprendimas, kuris paverčia pranešimą skambučiu ir nepalieka jo be atsako.
Automatinis informavimas 24/7
Įvykis fiksuojamas ir informavimas pradedamas tą pačią akimirką — naktį, savaitgalį ar per atostogas.
Balso skambučiai su paruoštais pranešimais
Telefonas skamba tol, kol atsiliepiama. Pranešimas gali būti perskaitomas balsu arba atkuriamas iš anksto įrašytas.
Gavėjo patvirtinimo registravimas
Darbuotojas patvirtina gavimą telefono klaviatūra. Atsakymas ir jo laikas lieka užfiksuoti.
Eskalavimo scenarijai
Negavus atsako, informavimas tęsiamas: kartojamas skambutis, informuojamas kitas žmogus arba visa grupė.
SMS ir papildomi kanalai
Žinutė gali keliauti kartu su skambučiu arba kaip savarankiškas kanalas — pagal tai, kaip jums patogiau.
Pritaikymas pagal jūsų procesus
Scenarijus sudaromas pagal jūsų organizacijos tvarką: kas ir kokia eile informuojamas, ko klausiama, kada einama toliau.
Kaip veikia ALERT?
Vienas įvykis — visas automatinis reagavimo procesas. Nuo signalo iki užregistruoto rezultato sistema viską atlieka pati.
Užfiksuotas svarbus įvykis
Incidentas, gedimas arba kitas verslo signalas
Automatinis informavimas
Skambutis, SMS arba abu kanalai kartu
Gavėjo patvirtinimas
Registruojama gavėjo reakcija
Patvirtinta
Vykdomi numatyti užbaigimo veiksmai
Nepatvirtinta
Aktyvuojamas eskalavimo scenarijus
Rezultato registravimas
Informavimo istorija ir galimas perdavimas į CRM
Jeigu pirmasis darbuotojas neatsako, ALERT veikia toliau.
Informavimas nesustoja ties vienu bandymu. Scenarijus pats pereina prie kito žmogaus, o kiekvienas žingsnis lieka užfiksuotas.
Žemiau — grandinės pavyzdys. Lygių skaičių, eilę ir laukimo trukmę nusistatote patys.
Budintis specialistasSkambutis, laukiama patvirtinimo
Atsarginis specialistasSkambutis ir SMS tuo pačiu metu
Padalinio vadovasInformuojama visa budinti grupė
Rezultatas užregistruojamasKas buvo informuotas, kada ir kaip atsakė
Kur ALERT naudojamas?
Visur, kur įvykis negali laukti, kol kas nors atsidarys dėžutę. Keturios sritys, kuriose automatizuotas informavimas naudojamas dažniausiai.
IT infrastruktūra ir monitoringas
Serverių, tinklo, aplikacijų bei kitų IT paslaugų sutrikimų informavimas ir budinčių specialistų eskalavimas.
- Stebėsenos sistemų įspėjimai
- Paslaugų neprieinamumas
- Budėjimo grafikas
Gamyba ir techninė priežiūra
Įrangos gedimų, technologinių sutrikimų ir kitų svarbių įvykių perdavimas atsakingiems darbuotojams.
- Įrangos gedimai ir prastovos
- Temperatūros ir slėgio nuokrypiai
- Siurblinės ir katilinės
Apsaugos ir saugos sistemos
Signalizacijos suveikimų, apsaugos incidentų ir skubių pranešimų perdavimas bei patvirtinimas.
- Signalizacijos suveikimai
- Patekimo kontrolė
- Reagavimas naktimis
Logistika ir verslo procesai
Skubių operacinių pranešimų, svarbių užduočių ir kitų įvykių automatizuotas informavimas.
- Krovinių ir maršrutų nukrypimai
- Skubūs užsakymai
- Procesų kontrolės taškai
Vienas sprendimas – skirtingi reagavimo scenarijai.
Kiekviena organizacija turi savo tvarką, todėl ALERT nėra vienas fiksuotas procesas. Scenarijų galima pritaikyti pagal įvykio tipą, darbo laiką, atsakingus asmenis ar reagavimo prioritetą.
Skirtingi įvykiai gali turėti skirtingas grandines: vienam pakanka SMS, kitam reikia skambučio ir patvirtinimo, trečiam — iškart visos budinčios grupės. Scenarijus kartu su jumis sudaro 3cxCloud.LT komanda.
Kas sudaro sprendimą?
Išskleiskite temą, jeigu norite daugiau detalių. Konkreti apimtis derinama su 3cxCloud.LT diegimo metu.
Įvykių atpažinimo taisyklės
Įvykis atpažįstamas pagal iš anksto suderintas taisykles: pranešimo šaltinį, temą ar turinio požymius. Trigeriu gali būti el. laiškas arba SMS žinutė.
Tas pats šaltinis gali turėti kelias taisykles, o kiekviena taisyklė — savo reagavimo scenarijų. Taip skirtingi pranešimai iš tos pačios sistemos sukelia skirtingus veiksmus.
Automatiniai balso skambučiai
Skambutis inicijuojamas automatiškai, be operatoriaus. Pranešimas gali būti sugeneruojamas iš teksto arba atkuriamas iš anksto paruoštas garso įrašas — abu būdus galima derinti viename pranešime.
Pranešimo turinį ir formuluotę nustatote jūs. Į tekstą galima įtraukti įvykio duomenis, kad žmogus iš karto girdėtų, kas ir kur įvyko.
Gavėjo patvirtinimas
Gavėjas patvirtina pranešimą telefono klaviatūra. Galima numatyti atskirus klavišus patvirtinimui ir perdavimui kitam asmeniui.
Patvirtinimas nėra privalomas — jei scenarijui jo nereikia, pranešimas tiesiog perduodamas ir užregistruojamas.
Eskalavimo scenarijai
Negavus patvirtinimo, scenarijus tęsiamas: kartojamas skambutis, informuojamas kitas sąraše esantis asmuo arba visa grupė.
Eskalavimo lygių skaičius, jų eilė ir laukimo tarp jų trukmė nustatomi pagal organizacijos poreikį.
SMS informavimas
SMS gali būti naudojamas kaip savarankiškas informavimo kanalas arba kartu su skambučiu — pavyzdžiui, skambutis pirmiausia, o žinutė su detalėmis iškart po jo.
Žinutės siunčiamos per 3cxCloud.LT SMS platformą, tad gavėjo telefone matomas jūsų pasirinktas siuntėjo vardas — iš karto aišku, kad tai tarnybinis pranešimas.
Žinutės tekstas gali būti sudaromas iš įvykio duomenų, kad gavėjas matytų konkretų objektą ar numerį.
API ir CRM integracijos
Informavimo rezultatus galima perduoti į kliento sistemas per 3cxCloud.LT API: kas buvo informuotas, kada ir kaip atsakė.
Naudojamas tas pats REST API, per kurį veikia ir kitos 3cxCloud.LT paslaugos — HTTPS, JSON, Bearer tipo autentifikacija.
Integracijos apimtis derinama individualiai pagal tai, kokius duomenis priima gaunančioji sistema.
Informavimo rezultatų registravimas
Registruojami informavimo bandymai, gavėjų atsakymai ir scenarijaus eiga — matyti, kuriame grandinės taške įvykis buvo priimtas.
Duomenys gali būti naudojami vidaus ataskaitoms arba perduodami į kitas sistemas.
Skambučių infrastruktūra
Skambučiai vykdomi per 3cxCloud.LT infrastruktūrą. Jeigu organizacija turi savo telefonijos sistemą (PBX) ar 3CX, informavimas gali būti vykdomas ir per ją.
Numerį, kuris matomas gavėjo telefone, parenkate patys — kad darbuotojas iš karto atpažintų, jog tai tarnybinis pranešimas.
Automatizuokite svarbių įvykių informavimą.
3cxCloud.LT komanda aptars jūsų procesą ir paruoš scenarijų pagal jūsų organizacijos poreikius.
